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（一）档案入库：标准化采集，源头可控
智能著录：支持扫描枪读取档案袋预制条形码 / 二维码，自动关联案件编号、档案类型（如刑事、民事、行政）、形成部门、形成时间等核心元数据；对无预制码档案，提供 OCR 文字识别功能，扫描档案封面关键信息即可自动填充著录项，减少人工录入误差，著录效率提升 60% 以上。
入库核验：系统预设档案入库校验规则（如卷宗页数匹配、文书签署完整性、材料分类合规性），核验通过后生成唯一 “电子身份标识”，同步绑定实体档案存储位置（库区 - 货架 - 层位 - 柜号），并自动生成入库清单供管理员确认归档。
（二）档案存储：精准定位，智能监管
智能定位管理：基于 RFID 或二维码技术，实时记录实体档案的存储位置及变动轨迹，管理员通过系统输入档案编号或案件名称，即可快速定位档案所在库区及柜位，定位耗时从传统 10-15 分钟缩短至 30 秒内。
环境监控联动：对接档案库房温湿度、烟感、门禁等传感器设备，当库房温湿度超出标准范围（温度 14-24℃、湿度 45-60%）或出现火情、非法闯入等异常时，系统自动触发声光告警，并推送通知至管理员手机端，保障档案物理安全。
（三）档案借阅：流程化审批，全程追溯
线上借阅申请：检察官通过平台提交借阅申请，填写借阅用途、借阅时长、使用地点（如办案区、办公室），系统根据档案密级（如秘密、机密）自动匹配审批流程（如部门负责人审批、档案管理员审批、分管领导审批），审批进度实时推送至申请人。
借阅出库管控：审批通过后，管理员凭系统出库指令调取档案，扫码确认出库后，系统自动记录借阅人、出库时间、预计归还时间；对涉密档案，需额外录入借阅人身份信息并签署《涉密档案借阅承诺书》，系统留存电子签署记录。
到期提醒与催还：临近归还日期时，系统通过站内信自动提醒借阅人；逾期未归的，推送催还通知至借阅人及部门负责人，同时限制该借阅人后续借阅权限，确保档案及时回笼。
数字档案在线查阅及实体库房管理
1、 建立结构化的电子档案数据库，按高检院要求著录；
2、支持标题检索、全文检索等多种检索方式；
3、电子卷宗可以实现按权限在线查询、借阅的功能，上级院或其他院可远程调阅本院卷宗；
4、实现3D实体库房显示、可实时查看馆藏情况，如每个库房的案卷数量，每个排架的案卷数量等,以及对档案盒进行上架下架的操作；
5、可以实现实体档案的查询、借阅、预约、续借、归还管理等操作；
定制所在地档案部门管理报表
1、兼容本地市档案部门要求的报表格式，提供馆藏实体卷报表定制功能；
2、数字化加工后的电子档案可以分类批量的挂接到数据库；
3、兼容本地市档案部门要求的八类电子档案库（诉讼、文书、科技、会计、实物、照片、音像、其他档案；可定制）。
移交归档管理
1、可以从省/市院的视角对基层院或各基层院对各业务部及个人归档情况进行统计查询与分析；
2、可以从基层院的领导的角度对办案流程结束后，应归档的案件，承办人案卷归档情况进行统计查询和督促考核，提醒办案人员及时归档。
3、系统可以根据年份查询并导出未归档案卷等。
告别传统 “纸质申请、人工传递、口头确认” 的粗放式移交模式，通过系统固化标准化的 “发起 - 审核 - 交接 - 归档” 流程，明确各环节的审核要点、权责分工及时间要求，消除不同部门移交归档流程不统一、标准不一致的问题，实现全院档案移交归档管理的规范化、标准化。
归档考核管理
1、办案流程结束后，案件承办检察官可以在系统中查询欲归档的案件信息，选中欲归档案卷，提交后系统自动生成卷宗信息，免去了办案人录入制作交接表格清单等繁杂的工作；
2、档案室接收实体卷宗时，在系统中确认，自动生成卷宗的保管年限，自动分配卷宗号，生成、打印交接单等，使交接过程简洁高效且全程留痕；
3、系统可按要求生成卷宗交接台账。
归档考核是检察院强化档案管理责任、规范归档流程、保障档案资源及时合规留存的重要抓手。智慧档案管理平台的 “归档考核功能”，以“数据化考核、自动化统计、精准化督办”为核心，将归档工作纳入全院绩效考核体系，通过标准化考核机制倒逼归档管理提质增效。